Extra werkdruk in mei en juni?

Een vreemd woord: vakantiebijslag. Het is de wettelijke definitie van wat in de praktijk vakantiegeld of ook wel vakantietoeslag genoemd wordt. Er zullen weinig werknemers zijn die begrijpen wat vakantiebijslag betekent. In dit artikel hebben we het daarom formeel over vakantiebijslag maar bedoelen we het bedrag dat veel werknemers in mei of juni uitbetaald krijgen. Wat valt er wel en niet onder en hoe wordt het verwerkt? En zorgt de berekening van de vakantiebijslag voor extra werkdrukte in mei en juni?

Extra werkdruk in mei en juni?

In de wandelgangen van de afdeling salarisverwerking hoor ik regelmatig dat het ‘in de maand mei’ veel drukker is, want het is de periode waarin de vakantiebijslag berekend moet worden. Maar goed beschouwd is het de vraag of dat nu echt zo is. Uiteraard zijn extra controles gewenst in die maand, maar feitelijk is het een geautomatiseerd proces in de salarissoftware. Op grond van de Wet minimumloon en vakantiebijslag geldt een percentage van tenminste 8% over het loon. Dit percentage wordt doorgaans gereserveerd op de loonstrook om vervolgens in mei of juni uitgekeerd te worden. Dit betekent dat het bedrag onderaan de loonstrook elke maand correct moet zijn. Daar zijn een aantal redenen voor:

1. De gereserveerde bedragen op de loonstrook gaan mee in de aangifte loonheffingen. Vervolgens komen deze terecht in de polisadministratie van het UWV. Op grond van de aangeleverde bedragen worden uitkeringen berekend, zoals de WW-, WIA-, Ziektewet- en Wazo-uitkeringen;
2. De gereserveerde bedragen worden ook opgenomen in de kosten van de onderneming en zijn derhalve bepalend voor wat er onderaan de streep overblijft;
3. De gereserveerde vakantiebijslag telt doorgaans mee in de grondslag voor pensioenopbouw;
4. De vakantiebijslag telt ook mee een financieringsaanvraag voor bijvoorbeeld een woning.

Kortom, alle reden om niet pas te controleren bij uitbetaling, maar juist bij reservering van de vakantiebijslag. Wat overblijft in mei of juni – als de vakantiebijslag uitgekeerd wordt – is enkel nog een controle op de in te houden loonbelasting en eventuele premies en de correcte afhandeling in de journaalpost. Maar voordat we de snelle conclusie trekken dat de vakantiebijslag hiermee in een handomdraai kan worden afgewerkt, licht ik er nog een paar zaken uit.

Grondslag

De grondslag voor de vakantiebijslag is het loon volgens de Wet minimumloon en vakantiebijslag. Dat is een vrij eenvoudige definitie maar zorgt juist daarmee ook voor verwarring. Want tot 1 januari 2018 werd onder andere overwerk expliciet uitgesloten van de grondslag van de vakantiebijslag. Vanaf die datum geldt dat alleen bij cao nog mag worden afgeweken van die definitie. In die zin dat overwerk uitgesloten kan worden van de grondslag van de vakantiebijslag. En dit betekent werk aan de winkel. Want de ene cao sluit overwerk uit van de grondslag en de andere cao doet dat niet. Dat is overigens niet altijd even duidelijk.

Er kan nog veel meer gezegd en geschreven worden over het feit dat bij cao afgeweken mag worden, daaraan ga ik voorbij in dit artikel. Daarmee blijft echter staan dat de werknemer tenminste 108% van het minimumloon moet ontvangen. Ook sluit artikel 6 van de Wet minimumloon en vakantiebijslag enkele uitkeringen en vergoedingen expliciet uit van de grondslag van de vakantiebijslag. Dit zijn de eindejaarsuitkeringen, bonussen, onkostenvergoedingen, jubileumuitkeringen en andere uitkeringen bij bijzondere gelegenheden. Verder is het wettelijk toegestaan om – wanneer de grondslag van de vakantiebijslag drie maal het wettelijk minimumloon overschrijdt (€ 4.847,40 voor 22-jarigen en ouder) – overeen te komen dat over het meerdere geen vakantiebijslag uitbetaald wordt. In de praktijk komt dit overigens weinig voor.

Tabel bijzondere beloningen

Over de vakantiebijslag wordt doorgaans loonbelasting en premies volksverzekeringen ingehouden volgens de tabellen voor bijzondere beloningen. In deze tabellen wordt rekening gehouden met de afbouw van de heffings- en arbeidskortingen. De hoogte van de in te houden loonbelasting en premies volksverzekeringen wordt mede bepaald op basis van het jaarloon van het voorafgaande jaar.

Serieus aandachtspunt voor salarisadministrateur

Hier zit een serieus aandachtspunt voor de salarisadministrateur. Het is namelijk van groot belang dat op de vakantiebijslag voldoende loonbelasting en premies volksverzekeringen ingehouden worden. Dit voorkomt een naheffing bij de werknemer in de inkomstenbelasting. Zeker met de afbouw van de arbeids- en heffingskortingen kunnen de verschillen soms groot zijn en kan de naheffing voor de werknemer flink oplopen. Dit geldt – naast vakantiebijslag – ook voor overwerk en andere bijzondere beloningen. In de praktijk gebeurt het daarom regelmatig dat de verantwoordelijke salarisadministrateur zelf berekent of de loonbelasting volgens de juiste tabel wordt ingehouden. Zodra hij/zij vermoedt dat de werknemer moet bijbetalen, past hij het jaarloon aan waarna er meer loonbelasting en premies volksverzekeringen worden ingehouden.

Dat is echter niet toegestaan. De wet schrijft voor dat het jaarloon moet worden bepaald op basis van het loon van het voorafgaande jaar. Aanpassing mag enkel plaatsvinden op verzoek van de werknemer. Dit is ook terug te vinden in het handboek loonheffingen. En dat is mijns inziens ook de enige manier. De salarisadministrateur zal immers in de meeste gevallen niet weten wat de persoonlijke situatie van de werknemer is. Misschien doet de werknemer in zijn geheel geen aangifte inkomstenbelasting. Of heeft de werknemer voldoende aftrekposten. Door de werknemer zelf een besluit te laten nemen, kan hij of zij zelf beslissen of een naheffing wenselijk is of juist het voorkomen daarvan.

Cafetariaregeling

In het kader van cafetariaregelingen is het van belang om goed te controleren of voldaan wordt aan het minimumkarakter van de vakantiebijslag. Nog steeds – ook onder de werkkostenregeling – worden er fietsen gekocht van het brutoloon en wordt vakbondscontributie verrekend of wordt fiscale ruimte in de reiskosten benut om uit te ruilen.

De vakantiebijslag wordt in principe gereserveerd over het verlaagde loon. Maar het verrekenen met de vakantiebijslag is lastiger. De werknemer heeft immers tenminste recht op 8% over zijn brutoloon dat hij/zij heeft verdiend over het loon van een jaar. Op het moment dat de vakantiebijslag wordt verlaagd met een fiets of vakbondscontributie, wordt niet meer voldaan aan dit minimum. Mogelijk is, dat in het geval de werknemer ruim boven het minimum van drie maal het minimumloon verdient, sprake kan zijn van verrekening.

Cao en cafetariaregeling

Daarnaast spelen daar ook aspecten als de cao een rol. Een cafetariaregeling is wettelijk gezien moeilijk te realiseren binnen de kaders van de wet bij met name een cao met een minimumkarakter, waarbij ook de lonen gehanteerd worden conform die cao. Ook kunnen afspraken als een minimumvakantietoeslag daar een rol in spelen. Zoals de meeste salarisadministrateurs wellicht weten, zijn er enkele cao’s die bepalen dat werknemers tenminste een bepaald bedrag aan vakantiebijslag moeten ontvangen. Ook in die gevallen is het niet mogelijk een cafetariaregeling toe te passen op de uitbetaalde vakantiebijslag.

Controlepunten

Samenvattend moet de salarisadministrateur op de volgende punten letten bij de reservering en uitbetaling van vakantiebijslag:

1. Wordt voldaan aan het minimum van 8% over het loon?
2. Vervolgens is de vraag of op grond van de cao overwerk uitgesloten wordt van de grondslag voor de reservering van de vakantiebijslag. Zo ja, wordt ten minste voldaan aan het minimum van 108% van het loon?Let wel, in de volgende situatie moet aan de betreffende werknemer wél 8% vakantiebijslag worden betaald over het overwerk: de werknemer ontvangt het wettelijk minimumloon en het overwerk wordt uitbetaald conform de cao tegen een tarief van 100% zonder toeslag én het overwerk is uitgesloten van de grondslag van de vakantiebijslag.
3. Is de vakantiebijslag gereserveerd over de juiste emolumenten zoals vaste toeslagen, extra uren voor parttimers, nabetalingen, cafetariaregelingen, onbetaald verlofregelingen etc?
4. Vervolgens moet worden gecontroleerd of er bij cao afwijkingen zijn, zoals een hoger percentage of een minimumbedrag aan vakantiebijslag.
5. Worden er voldoende loonheffingen ingehouden? Zo niet, dan moet eerst overleg plaatsvinden met de werknemer of betrokkene meer loonheffingen wil betalen.
6. Zijn er in het afgelopen vakantiebijslagjaar (bovenwettelijke)vakantiedagen uitbetaald aan de werknemer. Daarover moet ook vakantiebijslag gereserveerd en uitbetaald worden.
7. Dient er nog controle plaats te vinden op de journaalpost?
8. Wordt het correcte percentage sociale lasten over het gereserveerde vakantiegeld toegepast?

Bovengenoemde opsomming is uiteraard niet uitputtend. Dit is ook mede afhankelijk van de gebruikte salarissoftware. Ook kan een deel uitstekend op een ander moment van het jaar gecontroleerd worden, zodat niet alle controles zich concentreren in mei of aan het einde van het jaar.

Conclusie

Blijft nu de vraag nog over of de maanden mei en juni zorgen voor extra werkdruk voor de salarisadministrateur. Op basis van de controlepunten zou je denken van wel. Maar een aantal zaken kan doorgaans goed geautomatiseerd worden in de salarissoftware. Met name als het gaat om grondslagen en afwijkende percentages vakantiebijslag. En mochten er toch nog salarisadministrateurs met de rekenmachine bezig zijn om voor alle zekerheid de vakantiebijslag te controleren? In dat geval is het toch zaak om te overwegen hoe je dit al bij de bron kunt inregelen in je salarissoftware. Want door de grondslag van de reserveringen goed in te regelen, kun je eenvoudig voorkomen dat je in mei of juni veel extra werk hebt op de uitbetaling van de vakantiebijslag. En daarmee bespaar je veel tijd!

Auteur:

René Pater RPP
directeur Fiscaris

088 529 9031
rpater@fiscaris.nl