Nieuws - Subsidie WBSO mededelen, hoe doe ik dit goed?

Gepubliceerd op 25 maart 2020

Cliënten die ontwikkelings- en/of onderzoeksprojecten uitvoeren en de kosten voor R&D middels de fiscale innovatieregeling WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) verlagen, moeten uiterlijk 31 maart a.s. mededelen hoeveel S&O-uren (en eventuele kosten en uitgaven) zij in het voorgaande jaar (2019) hebben gemaakt. In de praktijk is het voor bedrijven vaak niet duidelijk wie de mededeling moet doen. Moeten ze dit zelf doen, of hun intermediair of accountant? Voordat je het weet, is de termijn verstreken en is er geen – of een onjuiste – mededeling gedaan. Daarom nog even op een rijtje wat je moet weten omtrent de WBSO-mededeling.

In de afgelopen jaren is er in 9% van de gevallen een onjuiste mededeling gedaan. Aangezien er gemiddeld genomen jaarlijks meer dan 20.000 bedrijven gebruikmaken van de WBSO, is dit een groot aantal bedrijven. Welke verplichtingen er voor jouw cliënt gelden, is mede afhankelijk van het bedrijfstype van je cliënt. Gaat het om een onderneming met personeel en heeft dit bedrijf voor 2019 één of meerdere S&O-verklaringen ontvangen? In dat geval moet er uiterlijk voor 31 maart een mededeling worden gedaan over het aantal gemaakte S&O-uren (en eventuele kosten en uitgaven) in het voorgaande jaar (2019). Het is niet verplicht – maar wel handig – om ook direct een mededeling te doen van de burgerservicenummers (BSN’s) van de S&O-medewerkers die in 2019 deze S&O-uren hebben gemaakt. Deze bepalen het S&O-uurloon voor 2021.

Zzp’ers en S&O-uren

Voor ondernemers zonder personeel (zzp’ers) hoeft er alleen een mededeling van de S&O-uren te worden gemaakt, wanneer het totaal uitkomt op minder dan 500 uur. RVO.nl trekt dan de S&O-verklaring in, waardoor deze dan niet toegepast kan worden in de aangifte inkomstenbelasting. Voor zelfstandigen met werknemers gelden dezelfde verplichtingen als voor ondernemingen met personeel. Ook wanneer jouw cliënt helemaal geen S&O-uren of kosten en uitgaven heeft gemaakt, moet dit worden medegedeeld.

Realisatie wijkt af van aanvraag?

Heeft een inhoudingsplichtige in één jaar (2019) meerdere S&O-verklaringen ontvangen? In dat geval kunnen uren, kosten en uitgaven die niet zijn gerealiseerd in een eerdere periode waarvoor de S&O-verklaring was afgegeven, in een latere periode in hetzelfde kalenderjaar worden gerealiseerd. Een voorwaarde hiervoor is dat deze uren, kosten en uitgaven betrekking hebben op het werk waarvoor de betreffende S&O-verklaring is afgegeven. Hiermee wordt voorkomen dat uren, kosten en uitgaven niet meegenomen kunnen worden door (bijvoorbeeld) onvoorziene omstandigheden.

Als in de aanvraag van jouw cliënt meerdere projecten zijn opgevoerd, kunnen de gerealiseerde uren en kosten of uitgaven per project afwijken van de prognose waarop de aanvraag was gebaseerd. In dat geval mag je binnen een S&O-verklaring met de uren schuiven tussen goedgekeurde projecten. Eveneens mag er geschoven worden met het toegekende bedrag aan kosten of uitgaven binnen één S&O-verklaring. Wanneer bijvoorbeeld aan een bepaald project minder tijd is besteed, dan mogen de resterende toegekende uren van dat project verschoven worden naar één of meer andere S&O-projecten die meer uren vragen. Let op! Je kunt nooit schuiven tussen S&O-uren enerzijds en kosten en uitgaven anderzijds. Ook kun je nooit méér uren verrekenen dan het aantal uren waarop de S&O-verklaring gebaseerd is. Als er in geen enkele S&O-verklaring kosten zijn toegekend, kun je dus ook geen kosten melden. Hetzelfde geldt voor uitgaven.

Waarom heb ik een activeringscode ontvangen?

In principe is er voor de mededeling of het aanleveren van de BSN-gegevens geen activeringscode meer nodig. Met het SO-nummer van één van de ontvangen S&O-verklaringen krijgt de indiener van de aanvraag eenvoudig toegang tot de benodigde mededelingsformulieren op het eLoket. Het is dus het gemakkelijkste wanneer de partij die de aanvraag heeft ingediend, ook de mededeling verzorgt.

In uitzonderingsgevallen kan de activeringscode nog nodig zijn, bijvoorbeeld als:

er in het aanvraagproces gebruik is gemaakt van een intermediair, maar jouw cliënt inmiddels voor een nieuwe intermediair heeft gekozen die nu de BSN’s of een mededeling wil indienen;
er na het aanvraagproces gestopt is met de inzet van een intermediair, en jouw cliënt de mededeling zelf wil indienen;
je als accountant de mededeling wil indienen, maar het aanvraagproces door de klant of een intermediair is ingeregeld.
jouw cliënt met een eHerkenningsmiddel van zijn holding de mededeling van de werkmaatschappij wil indienen.

Ik heb geen activeringscode gezien?

Vaak zien wij dat bedrijven deze activeringscode over het hoofd zien en deze niet beschikbaar hebben op het moment dat zij hem in bovenstaande gevallen nodig hebben. Belangrijk om te weten is dat deze activeringscode onder aan de herinneringsbrief staat, die RVO.nl eind januari 2020 heeft verstuurd. Kan jouw cliënt na meerdere verwoede zoekpogingen zijn brief met activeringscode niet meer vinden? Geen paniek! Je kunt een nieuwe activeringscode aanvragen via het eLoket. Binnen 3 werkdagen ontvangt je cliënt dan per post een nieuwe activeringscode, waarmee de oude activeringscode vervalt. Ook als je cliënt is verhuisd, kan er een nieuwe activeringscode worden aangevraagd. Hiervoor stuur je de nieuwe adresgegevens naar wbso@rvo.nl. Vervolgens ontvangt je cliënt de nieuwe activeringscode op zijn of haar nieuwe adres.

Ik heb een fout gemaakt bij het mededelen?

Het is niet mogelijk om een eenmaal ingediend formulier nog aan te passen. Een fout kan enkel worden hersteld door een nieuw formulier in te dienen. Dit nieuwe formulier opent automatisch met de eerder ingediende gegevens, die je vervolgens kunt aanpassen, waarna je het formulier opnieuw kunt indienen. Let wel op: als je het formulier wijzigt na 31 maart 2020, moet je rekening houden met een boete.

Mijn onderneming is in 2019 opgehouden te bestaan?

Ook wanneer de onderneming van jouw cliënt is opgehouden om inhoudingsplichtige te zijn, moet er een mededeling worden gedaan. In dat geval moet, binnen één kalendermaand nadat de onderneming ophoudt inhoudingsplichtige te zijn, een mededeling van het aantal gerealiseerde S&O-uren en (indien van toepassing) de gemaakte kosten en uitgaven worden gedaan. Is deze mededeling te laat of niet gedaan, dan legt RVO.nl een boete op.

Correcties en boetes?

Het woord boete is al een aantal keer gevallen. Maar hoe gaat dit in zijn werk? Zoals eerder omschreven, worden er regelmatig foutieve mededelingen gedaan. RVO.nl zal een correctie-S&O-verklaring afgeven als tijdens een controle blijkt dat er sprake is van een onjuiste mededeling van het aantal gerealiseerde S&O-uren en eventueel van de gerealiseerde kosten en uitgaven. RVO.nl is bevoegd om in bovengenoemde gevallen een correctie en een boete op te leggen. De hoogte van de correctie kan maximaal de in de oorspronkelijke S&O-verklaring toegekende S&O-afdrachtvermindering bedragen. Een eventuele boete wordt in de correctie S&O-verklaring opgenomen.

Kan ik in bezwaar tegen een correctie-S&O-verklaring?

Helaas komen bedrijven er soms pas na het ontvangen van de correctie-S&O-verklaring achter dat de doorgegeven realisatie onjuist was. In dat geval kan er tegen een afgegeven correctie-S&O-verklaring bezwaar worden aangetekend bij RVO.nl. Let op: een eventuele bezwaar- of beroepsprocedure ontslaat jouw cliënt niet van de verplichting om de correctie-S&O-verklaring te verrekenen.