Afplakken BSN-nummers op identiteitsbewijs?
In sommige situaties is het niet toegestaan om een kopie van een identiteitsbewijs te maken en in andere situaties is het juist min of meer verplicht. Soms worden daarbij gevoelige aspecten afgeplakt, zoals het BSN-nummer en eventueel ook de foto. Wat zijn in dit kader relevante regels voor accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren? De hoofdregel is dat de partij die de kopie wil maken, daartoe een noodzaak moet hebben. Bijvoorbeeld omdat de wet dit voorschrijft (denk aan eisen vanuit de Wet op de Loonbelasting), of omdat de gegevensopslag noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht (het doen van aangiften door een fiscaal intermediair).
In veel situaties zou een partij kunnen volstaan met inzage van het ID-bewijs en het noteren van enkele gegevens. Niet alle gegevens mogen zomaar worden overgenomen. Zo heeft een hotel of camping het BSN-nummer van een cliënt niet nodig; dit mag dus niet worden genoteerd.
Spelregels voor fiscale dienstverleners
Fiscale dienstverleners hebben het BSN-nummer van hun cliënten vrijwel altijd nodig om een opdracht goed te kunnen uitvoeren. Verder heeft de wetgever de plicht om een cliënt te identificeren – zoals voorgeschreven in de Wwft – benoemd tot ‘zwaarwegende reden’. Dit zet een aantal privacyregels ‘op de tweede plaats’. Daarom is het voor accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren geen probleem om een kopie van het ID-bewijs te maken en dit op te slaan in het cliëntdossier. Het afplakken van gegevens is daarbij niet nodig. Uiteraard moet er wel vertrouwelijk en zorgvuldig worden omgegaan met de vastgelegde persoonsgegevens!