Ondertekening samenstellingsverklaring in digitale jaarrekening
Sommige accountantskantoren maken voor (veel) cliënten geen papieren jaarrekening meer, maar verstrekken deze digitaal; veelal in pdf-formaat. Een vraag die tijdens het overleg tussen de service-organisaties met NBA en RvT aan de orde kwam, is of het toegestaan is om in een digitaal verstuurde jaarrekening alleen de naam van de tekenend accountant op te nemen. De conclusie is dat dit niet acceptabel is. De regelgeving schrijft voor dat de accountant de samenstellingsverklaring ondertekent – en dat gaat verder dan het louter vermelden van zijn of haar naam. De verklaring moet op de een of ander manier dus wel degelijk zichtbaar worden ondertekend.
Het is het mooist als de bij een (alleen) digitaal verstuurde jaarrekening gevoegde samenstellingsverklaring getekend is met een gekwalificeerde elektronische handtekening van de accountant. Een dergelijke handtekening komt tot stand met het PKIoverheid-beroepscertificaat en is persoonsgebonden. De meeste accountants hebben zo’n beroepscertificaat nog niet. In de praktijk is het dan echter wel minimaal vereist dat er onder de digitale verklaring een plaatje van de handtekening van de accountant wordt ingevoegd. Dit is dus een scan van zijn of haar ‘natte’ handtekening. Op kantoor moet dan wel – afhankelijk van de omvang van de organisatie en de verdere interne werkwijze – goed worden nagedacht over hoe dat technisch en organisatorisch optimaal kan worden ingericht. De betreffende handtekening moet niet zomaar los door de organisatie gaan zweven. Ook moet de handtekening in de getekende digitale versie niet – of in ieder geval heel moeilijk – kunnen worden gemanipuleerd. Zomaar een plaatje in een pdf-document plakken, werkt vaak niet goed. Plak je het plaatje in een Word-document en maak je er een pdf van, dan wordt de handtekening wel ‘bevroren’.
Geavanceerde oplossingen
Er zijn ook wat meer geavanceerde digitale oplossingen, zoals ‘ondertekeningswebsites’ of software waarbij de digitale handtekening (met het plaatje van de handtekening van de accountant daarbij) gekoppeld is aan de inloggegevens van de accountant. Die oplossingen zijn doorgaans niet gratis. Daarmee is het dan ook direct de vraag of de krappe € 200 die een beroepscertificaat per jaar kost niet de kortste klap is?