Papieren jaarrekening verstrekken en bewaren niet nodig
Anno 2019 is het toegestaan om een geheel digitaal dossier van je cliënten te hebben; er zijn geen papieren stukken meer nodig. Dit strekt zich vanzelfsprekend ook uit tot jaarrekeningen. Een digitale scan (dus een echte kopie van het definitieve exemplaar, geen extra gegenereerd exemplaar op blanco papier zonder handtekening) bewaren is prima. Het origineel kan dan worden versnipperd. Er zijn overigens steeds meer kantoren die helemaal geen papieren exemplaar meer naar hun cliënt sturen, maar alleen een digitaal getekende pdf. Of zij stellen deze rechtstreeks ter beschikking aan hun cliënt via een portal.
Heel formeel moet het bestuur van de cliënt (bij jaarrekeningen die onder BW 2, Titel 9 vallen tenminste) de jaarrekening nog wel tekenen. Als de bestuurders niet beschikken over een elektronische handtekening, zouden zij de jaarrekening formeel nog moeten printen en tekenen. In de praktijk doen cliënten dit niet, maar dat zal weinig of geen consequenties hebben.
Dossierverplichting accountants
Accountantskantoren die de samengestelde jaarrekening alleen nog maar digitaal verstrekken, moeten daar een getekende samenstellingsverklaring aan toevoegen. Hiervan moet een reproduceerbare kopie/scan worden bewaard in het cliëntdossier. Het is voor accountants niet verplicht om een door het bestuur getekende jaarrekening retour te ontvangen. Accountants die ook de deponering voor cliënten verzorgen, zullen wel op de een of andere manier moeten vaststellen (en voor zover nodig vastleggen) dat de definitieve jaarrekening is vastgesteld – en op welke datum.