Terugmeldplicht als UBO-informatie uit UBO-register afwijkt van de jou bekende informatie
Zoals aangekondigd in de Fiscasus Accountancy 2602 van 20 maart jl. bespreken we in deze Fiscasus de terugmeldplicht richting KvK. Op dit moment is het namelijk zo dat er verschillen kunnen blijken wanneer je een door jou geïdentificeerde UBO vergelijkt met de informatie in het UBO-register. Bij een afwijking (discrepantie) tussen de door jou geïdentificeerde UBO en de geregistreerde UBO moet je een terugmelding verzorgen aan de KvK via een daarvoor ingerichte portal. Er kan zich ook een discrepantie voordoen over andere UBO-gegevens (bijvoorbeeld over het aandelenpercentage of de zeggenschap). Doel van de terugmelding is het UBO-register actueel en betrouwbaar houden.
Een aantal praktische aandachtspunten:
- Kan je klant door technische problemen geen uittreksel opvragen en is er alleen een KvK-bevestigingsbrief? Dan geldt er geen terugmeldplicht (dit is geen registerinformatie).
- Een ongebruikelijke transactie bespreek je niet met de klant. Een discrepantie mag je wél bespreken om de juiste UBO vast te stellen.
- Is de discrepantie al aangepast en toont de klant een officiële KvK-bevestiging? Dan hoef je niet terug te melden; bij ander bewijs wel.
Geen UBO geregistreerd in het UBO-register?
Wat nu als blijkt dat er (nog) geen UBO is ingeschreven? Houd dan rekening met het volgende:
- Een ontbrekende, onjuiste of niet complete UBO-registratie is in strijd met de wet en kan leiden tot een boete van maximaal € 27.500 (vanaf 1 januari 2026) of een dwangsom (zonder maximum).
- Geen UBO-registratie wordt niet als discrepantie aangemerkt en leidt daarom niet tot een terugmelding aan de KvK. Het toezicht op en de handhaving van de UBO-inschrijving ligt bij de Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI).
- Wijs de klant op de inschrijfplicht en weeg dit mee in het cliëntenonderzoek. Is de UBO-identiteit onduidelijk, dan mag je geen diensten aan de klant verlenen.