Wie moet nu de verklaring fundamentele beginselen ondertekenen?
Regelmatig krijgen wij deze vraag binnen: wie moet nu precies de verklaring fundamentele beginselen (VGBA) tekenen binnen een accountantskantoor? Die vraag laat zich niet direct beantwoorden, omdat de omstandigheden verschillend kunnen (en zullen) zijn. Voor de (assistent-)accountant is die vraag misschien wel duidelijk, maar voor de secretaresse of de HR-functionaris kan die vraag best lastig zijn. De verklaring dient, zoals de naam al aangeeft, als maatregel voor het naleven van de fundamentele beginselen. De belangrijkste zijn hierbij vertrouwelijkheid en objectiviteit, naast integriteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.
Vertrouwelijkheid (geheimhouding)
In de meeste arbeidsovereenkomsten is al een geheimhoudingsclausule opgenomen. Dit aspect van vertrouwelijkheid c.q. geheimhouding is daarom al voldoende geborgd. Het zou overbodig zijn om alleen voor dit aspect ook nog een verklaring fundamentele beginselen te laten tekenen. Nog een voorbeeld: als er met een schoonmaakbedrijf al een schoonmaakovereenkomst is gesloten waarin eveneens de geheimhouding is geregeld, gaat het te ver om dat bedrijf ook nog de verklaring fundamentele beginselen te laten tekenen. Ook met een externe ICT-partij is het geheimhoudingsaspect vaak al meegenomen in een service level agreement.
Objectiviteit
Voor interne partijen, zoals collega’s van de eigen fiscale, juridische en loonafdeling, speelt het fundamentele beginsel objectiviteit een primaire rol. Als er een opdracht wordt uitgevoerd voor een familielid en/of iemand uit hun vriendenkring, wordt dit als een risico onderkend. Het ondertekenen van de verklaring fundamentele beginselen bevelen we in deze situaties daarom zeer sterk aan. Bij de eigen afdeling communicatie, administratie en HR speelt het risico nauwelijks dat werkzaamheden worden verricht worden voor derden. Het laten tekenen van een verklaring fundamentele beginselen is in die situaties minder relevant – mits er uiteraard geen werkzaamheden worden uitgevoerd voor externe opdrachtgevers.