Mag de werkgever de mailbox van personeel controleren?
De vraag of een werkgever de mailbox van personeel mag controleren, werd al eerder op Europees niveau beantwoord, maar de Nederlandse kantonrechter boog zich hier recent ook weer over. Aan een werknemer werd bij het opstarten van de computer steeds een waarschuwing getoond, waaruit bleek dat het gebruik van het systeem kon worden gemonitord. Daarnaast zou uit het Reglement verwerking persoonsgegevens eveneens blijken dat de werkgever een controle mocht toepassen op overtreding van de interne gedragscode. En meer algemeen: op strafbaar of laakbaar gedrag. De kantonrechter gaat er niet in mee dat dit voldoende is voor een controle van de mailbox.
Volgens het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) is eerbiediging van het privéleven en de correspondentie een groot goed, en is het relevant of de werknemer vooraf is geïnformeerd over de monitoring, de omvang daarvan en de ernst van de inbreuk op de privacy. Ook is relevant of monitoring wordt gerechtvaardigd en of een minder vergaande monitoring mogelijk was, welke gevolgen de monitoring heeft voor de werknemer en tot slot of de werknemer voldoende waarborgen zijn geboden.
Er zijn dus mogelijkheden om een mailbox te controleren, maar daar moet dan wel zeer kritisch naar gekeken zijn. Dat was niet het geval in de zaak die werd beoordeeld door de kantonrechter. Naast het feit dat er op inhoudelijk niveau niet kan worden vastgesteld dat monitoring nodig en proportioneel was, heeft de kantonrechter geoordeeld dat steeds bij het opstarten van de computer een melding tonen die eerst moet worden weggeknikt, geen informed consent inhoudt. Ofwel, daaruit blijkt niet dat de werknemer de monitoring kon overzien en hier ook daadwerkelijk mee instemt.