Wanneer is een werknemer vergelijkbaar met een ambtenaar op dienstreis?
Stel, een ICT-bedrijf heeft zich gespecialiseerd in de implementatie van software en beveiligingsmaatregelen. Voor hun klanten zijn zij genoodzaakt stad en land af te reizen. Het reizen kost geld en de ICT-ers zullen dit niet uit eigen zak betalen. De werkgever vergoedt de kosten op basis van de Reisregeling voor ambtenaren (cao Rijk). Maar is deze regeling wel van toepassing op niet-ambtenaren?
Cao Rijk toepassen op ‘gewone’ werknemers
Ambtenaren op dienstreis hebben recht op een daggeldvergoeding (zie cao Rijk), waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen binnenlandse en buitenlandse dienstreizen. Een werkgever van een ‘gewone’ werknemer mag deze regeling ook toepassen mits de werknemer vanuit ‘kostenoogpunt in een gelijke omstandigheid verkeert als een ambtenaar op dienstreis’ (Stcrt. 2022, 18970). In het Handboek Loonheffingen 2023 is nu opgenomen dat de cao Rijk mag worden toegepast als de werknemers ‘wat hun uitgaven betreft’ vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis (par. 22.1.1).
Vergelijkbaar/onder gelijke omstandigheden
Voor de toepassing van cao Rijk worden twee verschillende maatstaven gehanteerd, namelijk de werknemer die: a) in gelijke omstandigheid verkeert als een ambtenaar (Besluit); en b) wat betreft de uitgaven vergelijkbaar is met een ambtenaar (Handboek Loonheffingen 2023). De toets in het Handboek Loonheffingen lijkt ruimer. De Belastingdienst bevestigt in het Kennisgroepstandpunt KG:204:2024:10 dat dit een taalkundige verruiming is, maar dat de toets hetzelfde is. De omschrijving: ‘In gelijke omstandigheid verkeert als een ambtenaar’ moet daarom worden gevolgd voor toepassing van de cao Rijk.
Let op
De toets is niet klaar als de werknemer vanuit kostenoogpunt in een gelijke omstandigheid verkeert. Voor de toepassing van de cao Rijk bij binnenlandse dienstreizen moet nog worden voldaan aan vier eisen (art 10.2 cao Rijk): 1) de dienstreis moet minimaal 4 uur duren; 2) de bestemming moet in een andere gemeente liggen of op minimaal een kilometer van de eigen werklocatie; 3) behalve voor de kleine uitgaven overdag en in de avond geldt als voorwaarde voor de vergoeding dat de werknemer daarvoor kosten heeft gemaakt in een daarvoor bedoelde gelegenheid; 4) de werknemer die tussen 12.00 tot 14.00 op dienstreis is, heeft recht op een lunchvergoeding van € 20,32. De toepassing van de reisregeling niet makkelijk. Afhankelijk van de organisatie is het voorstelbaar dat kosten op declaratiebasis worden uitbetaald. Gaat het om voor de reis gemaakte kosten? Dan zijn deze in de regel aan te merken als gerichte vrijstelling.
Wil je weten of jij het cao-rijk kan toepassen op niet-ambtenaren? Neem dan gerust contact op met Imke Bos via i.bos@fiscount.nl of (06) 45 22 48 42.