Welke inhoud moet het personeelsdossier bevatten?
Wanneer je medewerkers in dienst hebt, is het nodig om je personeelsdossier goed op orde te hebben. Dat blijkt eens te meer bij controle door de Belastingdienst of de Nederlandse Arbeidsinspectie. De inhoud van het personeelsdossier bestaat uit drie onderdelen: de stamkaart, het individuele personeelsdossier en het salarisdossier. De stamkaart omvat de personele gegevens van de medewerknemer, de functiehistorie, het soort arbeidsovereenkomst en de contactgegevens in geval van nood (ICE - In Case of Emergency). Welke informatie hoort er daarnaast in het individuele personeelsdossier en het salarisdossier te zitten?
Individueel personeelsdossier
Het individuele personeelsdossier bevat onder andere de getekende arbeidsovereenkomsten, een addendum, een kopie van het identiteitsbewijs, informatie over de functie, opleidingen, personeelsgesprekken en eventueel ook waarschuwingen (bij ongewenst gedrag). Let op: gegevens in het kader van de re-integratie en verzuimbegeleiding moeten (extra) zorgvuldig worden bewaard. Plaats deze bij voorkeur in het digitale en beveiligde re-integratiedossier van de arbodienst.
Salarisdossier
Het salarisdossier bevat alle documenten die in het personeelsinformatiesysteem zijn opgeslagen. Denk hierbij aan de loonbelastingverklaring, de auto- of fietsregeling, de opleidingsovereenkomst, loonbeslagen, de bedrijfslening en aanvullende verzekeringen, zoals de WIA-hiaatverzekering.
Tip
Zorg ervoor dat de loonadministrateur op de hoogte is van de getekende arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Je kunt daardoor een lagere WW-premie afdragen voor de betreffende werknemer. Meer informatie hierover lees je in dit bericht van de Belastingdienst: Premiedifferentiatie WW: lage en hoge Awf-premie.