‘Persoonlijke mappen’: een blok aan je been voor wat betreft de AVG
De ‘F:schijf’, welke organisatie heeft hem niet? Deze schijf bevat veel privacygevoelige en vertrouwelijke informatie over uiteenlopende belangrijke zaken. Elke medewerker heeft wel een persoonlijk mapje en kan daar naar hartenlust informatie opslaan. Ook medewerkers die inmiddels de organisatie hebben verlaten, hebben vaak nog een vergeten mapje op de F: schijf. Maar dit is allemaal niet conform de AVG. En dan zijn er ook nog allerlei mappen per afdeling en mappen met klantenbestanden, projecten en bedrijfsactiviteiten. Er zijn ook nog legio submappen en uiteindelijk weet niemand meer wat er precies in die mappen is opgeslagen. Kortom, het is tijd voor een grote schoonmaak.
Grote schoonmaak
De grote schoonmaak houdt globaal de volgende activiteiten in:
- Inventariseer eerst welke privacygevoelige informatie er is opgeslagen en wie er toegang toe hebben of hebben gehad;
- Bepaal welke informatie er moet worden bewaard en welke moet worden weggegooid;
- Blijf continu nadenken over je mappenstructuur. Een duidelijke mappenstructuur maakt het zoeken en vinden van gegevens een stuk eenvoudiger. Zorg dat zogenaamde ‘schaduwadministraties’ tot een minimum worden gereduceerd. Hieronder vallen bijvoorbeeld ‘handige’ excel-spreadsheets met NAW-gegevens die rondslingeren in allerlei mapjes;
- Zorg dat de beveiliging van je bestanden beter beheersbaar is. Daarvoor zijn diverse oplossingen beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan OneDrive en SharePoint. Zowel in OneDrive als SharePoint Online zijn er uitgebreide mogelijkheden om beveiliging en privacy beter te kunnen invullen. Zo is er altijd zichtbaar wie bestanden heeft gebruikt, wat er gedeeld is en met wie. Daarnaast kunnen er verschillende parameters aan bestanden worden toegekend, waardoor bijvoorbeeld dataclassificatie en het instellen van bewaartermijnen een stuk eenvoudiger wordt.