Accountant moet zorgplicht ook respecteren richting wanbetalers
Als een accountant de zakelijke relatie met een van zijn klanten wil beëindigen, dan is uiterste zorgvuldigheid geboden. Zelfs wanneer de klant zijn betalingsverplichtingen herhaaldelijk niet nakomt, moét de accountant de zorgplicht serieus nemen. Er kunnen namelijk juridische complicaties ontstaan wanneer een klant door de beëindiging van de relatie met zijn accountant niet aan zijn (wettelijke) verplichtingen kan voldoen. De klant kan bijvoorbeeld schadeclaims indienen als hij kan aantonen dat de beëindiging onrechtmatig was en financiële schade heeft veroorzaakt.
De zorgplicht speelt in deze context dus een cruciale rol. Overigens is wanbetaling natuurlijk niet de enige reden waarom je als accountant de samenwerking met je klant wilt beëindigen. Denk ook aan het structureel te laat ontvangen van financiële gegevens, onrealistische verwachtingen van je klant (onhaalbare deadlines eisen), of verlies van vertrouwen in je klant (herhaaldelijke miscommunicatie of belangrijke informatie achterhouden). Beëindig de klantrelatie zorgvuldig en rechtmatig. Als wanbetaling de aanleiding is, zul je moeten nagaan of je je klant voldoende tijd en mogelijkheden hebt gegeven om aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen. Daarnaast moet je beoordelen of je redelijke inspanningen hebt geleverd om tot een oplossing te komen voordat je jullie zakelijke relatie beëindigt. Zo is het bij wanbetaling als ‘afscheidsreden’ belangrijk om je klant tijdig te informeren, herinneringen en aanmaningen te versturen, overleg te plegen over een betalingsregeling, schriftelijk te waarschuwen voor de beëindiging van de zakelijke relatie, en om alle communicatie hieromtrent zorgvuldig te documenteren.
Belang algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn essentieel in dit proces, omdat ze een juridisch kader bieden waarbinnen de rechten en plichten van beide partijen zijn vastgelegd. Duidelijke, goed opgestelde algemene voorwaarden kunnen misverstanden voorkomen én een rechtmatige basis bieden voor het beëindigen van de klantrelatie. Wil je een klantrelatie beëindigen vanwege structurele wanbetaling, dan is dat dus toegestaan. Mits dit in overeenstemming is met je algemene voorwaarden en contractuele afspraken, en in lijn met de zorgplicht.
Heb je hulp nodig bij advies over de zorgplicht, of het opstellen van geschikte algemene voorwaarden? Neem dan contact op met mr. Annemarie Muller of mr. Natasja Rensen voor deskundig juridisch advies. Annemarie en Natasja zijn werkzaam bij Avanti Jure. Avanti Jure is aangesloten bij Fiscount.
