Bestuur: maak een dividendmemo om discussie en aansprakelijkheid te voorkomen
In het nieuwe BV-recht wordt het bestuur van de vennootschap verplicht om bij elke vorm van uitkering van vermogen aan aandeelhouders te beoordelen of die uitkering wel verantwoord is, gelet op de belangen van de bv en schuldeisers. Als het bestuur de uitkeringstoets niet (afdoende) uitvoert, kan dat bij een faillissement leiden tot aansprakelijkheid van de bestuurders. Daarmee is de vraag: hoe laat het bestuur zien dat zij hier zorgvuldig mee omgegaan is? Hoeveel werk een bestuur rond de uitkeringstoets moet verrichten, hangt natuurlijk sterk af van de situatie.
Als het bestuur bij een uitkering tot het randje wil gaan, is het waarschijnlijk gewenst om een liquiditeitsprognose op te stellen. Bij een minder gewaagde uitkering kan een tekstuele toelichting afdoende zijn. Bij een relatief kleine uitkering ten opzichte van het eigen vermogen, bij goede vooruitzichten en bij een ruime liquiditeit gaat het wellicht zelfs te ver om de uitkeringstoets vast te leggen.
Dividendmemo
Om discussie achteraf zoveel mogelijk te voorkomen, is het vaak verstandig om de onderbouwing van de (aanvaardbare) uitkering op te nemen in een soort dividendmemo. Zeker in de situatie waarin alle aandeelhouders bestuurder zijn. Het dividendmemo wordt daarbij onderdeel van de agenda van de Algemene vergadering. Zo wordt voorkomen dat een aandeelhouder (bij liquiditeitsproblemen) achteraf kan stellen dat hij nergens van wist, waarna hij om die reden weigert het ontvangen dividend terug te betalen. Voor de (hoofdelijk) aansprakelijke bestuurders zou dit zuur zijn, want die moeten dan soms voor het verschil opdraaien. Is er geen dividendmemo opgesteld, dan kan het helpen als correspondentie via de mail is vastgelegd. Uiteraard mag de communicatie tussen jou en het bestuur over de uitkering ook op andere wijzen vastgelegd zijn. Als dienstverlener hoop je dan wel dat je je adviezen zorgvuldig hebt geformuleerd. Je kunt meedenken, wijzen op seizoensinvloeden of op pieken in uitgaven (btw, vakantiegeld, grote investeringen) of zelfs een liquiditeitsprognose opstellen, maar geef nooit een eindoordeel.