Meewerken met de opvolgend accountant - wat zijn de spelregels?
Een cliënt vertrekt. En jawel, de laatste nota's worden niet betaald, want uw (inmiddels ex-)cliënt is opeens van mening dat u uw werk slecht heeft gedaan. Overigens, zonder dit goed te kunnen onderbouwen. Een paar weken later meldt uw 'opvolger' zich bij u, met het verzoek om de overdacht van allerlei bestanden en stukken uit uw dossier. Daar heeft u weinig zin in, maar waartoe bent u als dienstverlener nu verplicht? In sommige gevallen gaat het te ver wanneer u weigert mee te werken voordat uw ex-cliënt álle openstaande nota's heeft betaald. Anderzijds komt uw ex-cliënt van zijn kant de afspraken ook niet na, dus u heeft een zeker retentierecht. Hoe zit de vork hier precies in de steel?
Er is over retentierecht nauwelijks ‘harde’ regelgeving en weinig jurisprudentie. In het algemeen verwacht men van een goede adviseur een ‘redelijke en zorgvuldige’ opstelling. Dit betekent dat de adviseur zowel zijn eigen belangen als die van de cliënt meeweegt. De hoofdlijn kunt u als volgt invullen: u mag kiezen of u onderdelen van uw eigen dossier wel of niet deelt. Maar: u zult minimaal moeten meewerken aan de overdracht van stukken die van de cliënt zijn. Concreet gaat het dan om originelen, maar ook om de bestanden in fiscale, boekhoud- en loonpakketten. In ieder geval beslaan deze de perioden waarvoor de cliënt al wél heeft betaald. Dit geldt ook voor andere producten waar de cliënt ooit voor heeft betaald, zoals kopieën van jaarrekeningen of aangiften over oudere boekjaren, e.d.
Tip
Wanneer u mee wilt werken aan een soepele overdracht, wil dat nog niet zeggen dat u dat gratis hoeft te doen. U mag voor de betreffende werkzaamheden een (redelijke) vergoeding vragen. Als u nog nota’s heeft openstaan die worden betwist, is het begrijpelijk dat u deze vergoeding voor het overdragen vooraf betaald wilt zien.