Vastlegging contactmomenten voorkomt discussie in samensteldossier
Gedurende het jaar bespreken accountants en medewerkers regelmatig onderwerpen met klanten, die later van invloed blijken op de jaarrekening. Denk aan investeringen, incourante voorraden, dubieuze debiteuren of verwachte verliezen. Toch wordt deze informatie niet altijd goed vastgelegd in het samensteldossier. Juist die vastlegging is belangrijk. Niet alleen voor de kwaliteit van de samenstelopdracht, maar ook om te voldoen aan de vereisten van Standaard 4410. Die standaard vereist namelijk dat significante aangelegenheden worden opgenomen in het samensteldossier, inclusief de wijze waarop de accountant hiermee is omgegaan.
Commentaar
In de praktijk ontstaan veel van deze aangelegenheden al gedurende het boekjaar, bijvoorbeeld tijdens werkzaamheden rondom btw-aangiften, kwartaalcijfers of administratieve ondersteuning.
Drie aandachtspunten:
- Wanneer tussentijds bijzondere posten worden besproken of verwerkt, is het verstandig om hiervan een korte notitie op te nemen in het dossier. Denk daarbij aan de aard van de post, de bespreking met de klant en de getrokken conclusie. Hierdoor ontstaat een beter onderbouwd samensteldossier en kunnen bepaalde posten tijdens het samenstellen van de jaarrekening mogelijk minder zwaar wegen als significante aangelegenheid.
- Ook tijdens de bespreking van de conceptjaarrekening blijft goede vastlegging belangrijk. Leg niet alleen vast dát onderwerpen zijn besproken, maar ook wat de reactie van de klant daarop was en welke conclusie daaruit volgde. Hetzelfde geldt voor afstemming via e-mail of telefoon: neem relevante communicatie op in het dossier.
- Bij de afronding van de opdracht blijft daarnaast aandacht nodig voor de actualiteit van de Letter of Representation (LOR). Dit is met name van belang wanneer er langere tijd zit tussen de ontvangst van de bevestiging en de afgifte van de samenstellingsverklaring. De LOR dient gelijk met – of kort voor – de datum van de samenstellingsverklaring te liggen.
Tip
Leg bij significante aangelegenheden altijd vast wat er is besproken, met wie er is gesproken én welke conclusie daaruit volgt. Dat voorkomt discussie achteraf en versterkt de kwaliteit van het samensteldossier.