Gesprekstechnieken voor leidinggevenden (1): medewerker weet niet hoe
Een medewerker komt bij je. Hij weet niet hoe hij een bepaald advies het beste kan aanpakken. De klant heeft iets gevraagd over de eigen woning. De medewerker weet zo 1-2-3- het antwoord niet en heeft tegen de klant gezegd het ‘even te moeten uitzoeken’. Als senior weet jij het wel. Dus sta je voor de keuze om hem dit te ‘onderwijzen’ (met het risico dat je de reddersrol oppakt) of kies je voor een andere weg? Het kan immers ook wenselijk zijn om je medewerker te stimuleren hoe dit aan te pakken en hem/haar minder passief te maken (een veel gehoorde klacht). Dan is onderwijzen niet de juiste aanpak. Maar hoe dan wel?
Op de langere termijn zal zowel je medewerker als jij het meest gebaat zijn bij een actieve oplossingsgerichte houding. Dat betekent dat je het beste activerende vragen kunt stellen. Tien praktische voorbeeldvragen:
• Aan welke aanpak zat je zelf te denken?
• Voor welke aanpak heb je vorige keer gekozen? Werkte dat?
• Zo ja, waarom zou je dat nu ook niet proberen?
• Zo nee, heb je voor nu een beter alternatief?
• Bij welke collega zou je je opzet kunnen toetsen?
• Wat is het belang van deze vraag voor onze cliënt (denk je)? Als dat zijn/haar belang is, wat is dan mogelijk een goede aanpak?
• Welke verwachting heeft onze cliënt bij het antwoord (snelheid, juistheid, richting/globaal)? Als dat voor hem/haar belangrijk is, wat is dan mogelijk een goede aanpak?
• Is de vraag informatief of meer technisch bedoeld?
• Gaat de vraag over hemzelf?
• Op welk moment is afstemming wenselijk denk je? En met wie?
Ik weet als geen ander dat deze aanpak in eerste aanleg meer tijd kost (en dus geld, zo je wilt). Maar doordat de medewerker wordt geactiveerd zelf te komen met oplossingen c.q. oplossingsrichtingen, ontstaat een veel meer zelfstandige werkhouding. En deze gaat zich razendsnel terugverdienen. Immers, elke grote reis begint met een eerste stap.
Tip
Bouw natuurlijk wel altijd toets- en controlemomenten in, afhankelijk van de collega en de situatie, voordat zaken de deur uitgaan.