Digitale vergadering Algemene Vergadering
Het coronavirus heeft ervoor gezorgd dat het fysiek samenkomen van mensen tot een minimum moet worden beperkt. Dit kan een probleem opleveren voor de jaarlijkse algemene vergadering (AV) van rechtspersonen. Is dit probleem oplosbaar door middel van digitaal vergaderen en zo ja, hoe? Indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de rechtspersoon zijn, dan geldt dat de vaststelling van de jaarrekening samenvalt met de ondertekening door de bestuurder(s). Een aparte AV is dan niet noodzakelijk. Ten aanzien van digitaal vergaderen van de AV stelt de wet de eis dat deze mogelijkheid statutair geregeld moet zijn. Wat is daarbij van belang?
Houd hierbij rekening met de volgende zaken:
- Er kunnen voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van digitale communicatiemiddelen (bijvoorbeeld videoconferenties of webcasts).
- Aandeelhouders moeten langs digitale weg kunnen worden geïdentificeerd.
- Aandeelhouders moeten kunnen kennisnemen van het besprokene tijdens de vergadering.
- Aandeelhouders moeten hun stemrecht kunnen uitoefenen.
Wettelijk is en blijft het uitgangspunt dat de AV een fysieke aangelegenheid is. Daardoor moeten in ieder geval de voorzitter, bestuurders en commissarissen fysiek bij elkaar komen.
Spoedwetgeving
De spoedwetgeving die met het oog op de coronacrisis is geïntroduceerd, maakt het echter wél mogelijk om een volledig digitale AV te houden. Deze spoedwet zal wel te zijner tijd weer worden ingetrokken, waardoor we dus weer teruggaan naar ‘het oude normaal’. Zolang de wet niet definitief is gewijzigd en niet aansluit op de digitale realiteit, blijft het behelpen.