Trustdiensten voor cliënten: hoe zit het met betalingen?
In het verlengde van het voorgaande item – over het al dan niet leveren van trustdiensten – kun je je ook afvragen of je wel betalingen mag doen voor cliënten? Als je toch de gehele administratie boekt, kun je net zo goed gelijk de vervallen facturen betalen. Of toch niet? Een rol spelen in de betalingen van cliënten is zeker wel mogelijk. Maar dan wel onder een aantal voor de hand liggende, strikte voorwaarden. Het belangrijkste is om te waarborgen dat je steeds een uitvoerende – en geen beslissende – bevoegdheid hebt. Hoe regel je dat?
Het is essentieel dat je op basis van de geboekte administratie wel betalingen klaarzet, maar dat je deze betalingen nooit zelf verricht. De cliënt zal altijd nog moeten inloggen, om vervolgens zelf de definitieve betalingshandeling te verrichten. Het idee is dat hij dan nog even kan checken wat er wordt betaald, waarna hij zelf met zijn akkoord invulling geeft aan zijn beslissingsbevoegdheid. Daar moet hij wel toe in staat zijn. Dus als de betalingsopdracht in de bankmodule alleen maar zichtbaar is als een totaalbatch, zal hij daarnaast moeten kunnen beschikken over de specificatie van het totaal te betalen bedrag.
Tip
Maak duidelijke (schriftelijk vastgelegde) afspraken met je cliënt over de dienst en leg daarin zowel de verschillende verantwoordelijkheden vast als de praktische aspecten. Bijvoorbeeld: wil de cliënt betalen op de betaaltermijn, net ervoor of pas nadat deze vervalt? Maar ook: hoe regelt jouw cliënt dat er voldoende saldo op zijn of haar bankrekening(en) staat, hoe wordt er gecommuniceerd rond disputen, enzovoorts? Kies voor een formulering waar onomstotelijk uit blijkt dat inhoudelijke beslissingen altijd moeten worden genomen door je cliënt.